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Jeudi 11 Mars 2010

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Conseils d'experts

Les bons conseils pour organiser sa manifestation

Pour organiser une course cycliste, de VTT, un triathlon, un marathon, il y a des règles similaires et des lois à respecter.
Cette rubrique vous aidera à faire les bonnes démarches afin que votre manifestation soit un succès.
Faites surtout les choses dans l'ordre et dans les délais, cela vous évitera de reporter ou même d'annuler votre épreuve.

1 - Connaître les textes de loi :

Décret du 18 octobre 1955 sur la réglementation générale des épreuves et compétitions sportives sur la voie publique

Art. 1 : Toute épreuve, course ou compétition sportive devant se disputer en totalité ou en partie sur la voie publique ou ouverte à la circulation publique, exige, pour pouvoir se dérouler, l'obtention préalable, par les organisateurs, d'une autorisation administrative.

Art.2 : L'autorisation ne peut être délivrée qu'en faveur des manifestations organisées par un groupement régi par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901, ayant au moins 6 mois d'existence à dater de la publication au Journal Officiel de la déclaration de l'association et affilié à une fédération ayant reçu délégation ministérielle et permanente de pouvoirs pour l'organisation des compétitions sportives.
Cette autorisation peut néanmoins être accordée à une association non affiliée à une des fédérations susvisées, sous condition que la demande présentée à cet effet par les organisateurs ait reçu un visa favorable du chef de service départemental de la Jeunesse et des Sports.

Art.3 : Le règlement particulier de toutes les épreuves et compétitions sportives doit être conforme aux dispositions générales d'un règlement type établi par les fédérations intéressées.

Art.4 : Sauf dérogation accordée, à titre exceptionnel, ne peuvent être instruites que les demandes se rapportant à des épreuves ou à des compétitions inscrites sur un ou plusieurs calendriers établis à l'échelon national, régional ou au moins départemental et pour chaque sport.

Arrêté du 1er décembre 1959 :

Art.2 : L'organisateur a l'obligation de constituer et de déposer à la Préfecture ou sous-préfecture un dossier comportant :
- une demande d'autorisation en double exemplaire précisant la nature et la date de l'épreuve, le nombre approximatif de concurrents, le nom et l'adresse du siège social de l'association organisatrice, la fédération à laquelle l'association est affiliée, le calendrier sur lequel a été inscrite l'épreuve, enfin les nom, adresse et qualité de l'auteur de la demande.
- Dans le cas où l'épreuve est organisée par une association non-affiliée, la demande doit avoir été visée, avec avis favorable, par le chef de service de la Jeunesse et Sports.
- le règlement de l'épreuve.
- Un exemplaire signé de la police d'assurance.
- Les documents (notes, cartes et plans) concernant l'itinéraire et l'horaire de l'épreuve.
- La liste des signaleurs

Art.5 : La demande doit être adressée à l'autorité administrative habilitée à délivrer l'autorisation (Préfecture ou S/Préfecture) 3 mois au moins avant la date de l'épreuve. Ce délai est toutefois réduit à 6 semaines lorsque l'épreuve doit se dérouler sur un seul département.

Loi du 16 juillet 1984 relative à l'organisation et à la promotion des activités physiques et sportives.

Art.17 : Dans chaque discipline sportive et pour une période déterminée, une seule fédération reçoit délégation du ministre chargé de sports pour organiser les compétitions sportives à l'issue desquelles sont délivrés les titres internationaux, nationaux, régionaux ou départementaux. Cette fédération définit les règles techniques propres à la discipline.

Art.35 : La participation aux compétitions organisées par chacune des fédérations est subordonnée à la présentation d'une licence sportive portant attestation de la délivrance d'un certificat médical de non-contre indication à pratique de la discipline concernée ou, pour les non licenciés, à la présentation d'un certificat médical de moins de 3 mois.

2 - La réglementation :

Quelque soit la discipline de l'épreuve que vous organisez, vous devez vous soumettre à la réglementation de la fédération à laquelle vous êtes affilié.
Pour obtenir cette réglementation, adressez-vous au comité régional ou départemental dont vous dépendez.

3 - Calendrier :

Pour être reconnue, votre épreuve doit être inscrite sur le calendrier officiel de votre fédération. L'inscription au calendrier se fait généralement plusieurs mois avant la date de l'épreuve, mais il faut au préalable :
- Contacter les villes de départ et d'arrivée, établir une date (ou plusieurs en fonction du calendrier des festivités locales)
- Avoir l'autorisation de ces villes
- Avoir l'autorisation des villes traversées par le parcours
- Avoir l'autorisation de l'ONF si nécessaire
- Eventuellement contacter la Direction Départementale de l'Equipement pour savoir si des travaux sont prévus sur votre itinéraire.

4 - Assurance :

Une fois les autorisations des maires et de l'ONF obtenues, demandez à votre fédération une attestation d'assurance Responsabilité Civile Organisateur.
Si votre épreuve est ouverte aux non licenciés, vous devez souscrire une assurance temporaire auprès de votre fédération pour ces concurrents ainsi que pour votre équipe d'organisation.

5 - Dossier Préfecture ou Sous Préfecture :

Si votre épreuve traverse plusieurs départements, vous devez déposer votre dossier au moins 3 mois avant la date prévue de la compétition. Ce délai est toutefois réduit à 6 semaines si elle a lieu sur un seul département.

Pour constituer votre dossier ainsi que pour demander l'autorisation de passage dans les communes traversées, demandez les formulaires pré remplis à votre fédération.

L'organisateur a l'obligation de constituer et de déposer à la Préfecture ou sous-préfecture un dossier comportant :
- Une demande d'autorisation en double exemplaire précisant la nature et la date de l'épreuve, le nombre approximatif de concurrents, le nom et l'adresse du siège social de l'association organisatrice, la fédération à laquelle l'association est affiliée, le calendrier sur lequel a été inscrite l'épreuve, enfin les nom, adresse et qualité de l'auteur de la demande.
- Dans le cas où l'épreuve est organisée par une association non-affiliée, la demande doit avoir été visée, avec avis favorable, par le chef de service de la Jeunesse et Sports.
- Le règlement de l'épreuve.
- Un exemplaire signé de la police d'assurance.
- Les documents (notes, cartes et plans) concernant l'itinéraire et l'horaire de l'épreuve.
- La liste des signaleurs

6 - Sécurité :

L'organisateur est tenu d'assurer la sécurité des participants et de couvrir les risques essentiels liés à cette activité.
La responsabilité de l'organisateur peut être recherchée si le dispositif légal destiné à assurer la sécurité du sportif n'aurait pas été respecté.
Si le parcours de votre épreuve traverse ou emprunte des routes très fréquentées, contactez la gendarmerie au moins 3 mois à l'avance pour mettre en place un service sécurité (motards, gendarmes).
Contactez également les mairies concernées pour obtenir l'aide des Polices municipales.
Selon l'importance de votre épreuve et du nombre de concurrents, prévoyez un nombre suffisant de secouristes, docteurs, commissaires de course et signaleurs tous munis de radios ou de CB en liaison avec le PC course à l'arrivée qui pourra appeler des secours externes (SMUR, pompiers)
Distribuer à tous les membres de l'organisation un parcours détaillé afin de situer le plus vite possible le lieu d'un accident. Nous vous conseillons un quadrillage du plan avec des lettres et des chiffres. Ex. " accident en B 8 "
Les signaleurs sont des personnes proposées par l'organisateur pour signaler la priorité de passage aux participants sur la voie publique. Ils doivent être majeurs et titulaires du permis de conduire, et doivent être identifiables par un brassard marqué " course ". Ils doivent également utiliser des piquets mobiles à 2 faces (modèle K10) vert d'un côté, rouge de l'autre.

Exemple de dispositif de secours pour une épreuve avec 500 concurrents :
X signaleurs avec radios ou CB avec brassards et " sucettes "
1 poste de secours fixe tous les 10 km (croix rouge) + 1 à l'arrivée
2 médecins (1 à l'arrivée, l'autre mobile avec un véhicule pouvant accéder à tout le parcours)
1 véhicule fermant la course avec un secouriste et matériel premiers soins
Tous en liaison radio ou CB avec le PC Course à l'arrivée
Prévoir suffisamment de barrières au départ et à l'arrivée.

7 - Fléchage :

Le fléchage d'une épreuve est très important (sauf pour les courses d'orientation…). Ce serait dommage de gâcher une belle organisation par une erreur de parcours.
Nous vous conseillons de ne pas flécher trop longtemps avant la course, il risque de s'effacer ou de disparaître.
Pour éviter les désagréments d'un fléchage déplacé ou enlevé, faites ouvrir l'épreuve par 2 motards connaissant le parcours, l'un avec 102 h d'avance qui pourra remettre ou renforcer le balisage., l'autre devant les coureurs.

Pour le fléchage sur le goudron, nous vous conseillons d'utiliser des bombes de craie (à la place de la peinture) qui ont l'avantage de s'effacer au bout de quelques semaines.
Ne pas oublier l'enlèvement de tout le fléchage. Un ou deux motards équipés de sacs à dos feront l'affaire.
La propreté du site départ / arrivée et le nettoyage du parcours (papiers, gobelets,…) est un gage de sérieux et les collectivités locales n'hésiteront pas à vous renouveler leur confiance l'année suivante.

8 - Promotion :

Pour que votre manifestation soit un succès, il faut qu'il y ait de nombreux participants, il faut donc faire une publicité ciblée : l'inscrire dans le calendrier sport-up, passer des annonces presse dans les journaux spécialisés, affiches, banderoles routières (très visibles) etc.

9 - Ravitaillement :

Selon la discipline, les produits peuvent varier quelque peu, mais on retrouve toujours : eau, boisson énergétique ou jus de fruit, barres céréales, fruits, chocolat…..
Prévoir la quantité le ravitaillement n'est pas toujours facile, car il faut estimer au plus juste le nombre de concurrents qui vont participer à votre épreuve. La solution : prévoir large et négocier avec le commerçant qui vous fournit la reprise des produits non distribués

10- Animation :

Un animateur est utile, voir indispensable pour présenter les coureurs, donner les informations sur la course, parler de vos partenaires (préparer la liste), participer à la remise des récompenses. Les animateurs ont chacun leur spécialité et leur discipline favorite : Rémi Pigois pour le cyclisme féminin et le VTT, Daniel Mangeas pour le cyclisme pro, etc.
Prévoir une sono assez puissante et un podium. Là aussi, des prestataires vous proposent des cars animations de différentes tailles du semi-remorque tout équipé avec salon et une grande scène (France Espace Evénements) au petit car podium. Vous pouvez aussi négocier avec la ville qui vous accueille.

11 - Chronométrage :

Votre course s'est bien déroulée, sans incidents, reste un point important qui peut gâcher la fête : le classement. Il faut que les coureurs puissent connaître leur bonne place le plus tôt possible après l'arrivée et que la remise des prix commence dès la fin de l'épreuve. Pour assurer un classement fiable et rapide, prenez un prestataire informaticien qui maîtrise le sujet. Nous vous recommandons CIMALP COMMUNICATION

12 - Remise des récompenses :

C'est aussi un moment important qui clôture votre épreuve. Organisez-le avec soin,
- disposer d'un lieu couvert en cas de besoin ou d'un podium.
- lister les récompenses (coupes, bouquets) et indiquer leur attribution.
- inviter les élus locaux
- la distribution doit être assez rapide, sans être bâclée, l'animateur vous l'organisera très bien.
- Prévoir un pot convivial (vin d'honneur) pour clôturer la journée.
Un bon organisateur doit tout prévoir, même le pire, et surtout il doit être totalement disponible pendant la durée de son épreuve pour la presse, les élus.

Nous espérons que les conseils de sport-up vous aideront dans votre organisation, si vous avez une question n'hésitez pas à la poser dans la rubrique " contact ". Nous vous répondrons dans les 48 h.